Hablemos de Gestión – 10. Los Libros en las Asociaciones
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Comments
tengo que hacer un libro de actas nuevo por perdida del anterior. ¿Que tengo que hacer?
Hola, Nieves:
Aunque existe la posibilidad de que simplemente llevéis las actas por ordenador, imprimiéndolas en hojas sueltas y firmándolas cuando se aprueben, este no es un buen procedimiento. Especialmente, porque las actas tienen un valor legal que no solemos percibir cuando no hay problemas a la vista.
Por tanto, es preferible tomárselo en serio, como parece que estáis haciendo al plantearos cómo iniciar un nuevo libro de actas.
El libro de actas se debe legalizar antes de su inicio. Para ello hay dos procedimientos, que te detallo más adelante. Debéis entender que la legalización no da cobertura a lo sucedido con anterioridad. Es decir, una diligencia de apertura de un libro a 9 de mayo del 2011 sirve para anotar las actas emitidas con posterioridad a esa fecha. Si tenéis actas pendientes de pasar al libro, podéis hacerlo, pero no está muy claro qué efectos pudieran tener en caso de necesidad. De todas formas, si fuese ese el caso, yo sí las incluiría en el libro.
Los dos procedimientos:
1. adquirir un libro de socios, con hojas numeradas, que se puede comprar en muchas papelerías (es el mismo libro que usan las empresas).
2. Hacer las actas por ordenador e imprimirlas en hojas numeradas, que se encuadernan cuando se han rellenado todas.
En ambos casos, hay que legalizarlo primero. La legalización se puede hacer en el Registro Mercantil (puede que no todos los Registros Mercantiles lo hagan, puedo confirmar que el de Madrid sí pero no necesariamente tendrán todos el mismo criterio. Por tanto, hay que preguntar). También se pueden legalizar en un notario. Esto último resultará más caro.
Si se opta por el sistema de hojas sueltas, hay que imprimir un taco de ellas (por ejemplo, 50. Hay que consultar el número en el Registro Mercantil, por si tienen mínimo y máximo) con una numeración correlativa. Ellos sellarán o troquelarán estas hojas, que son las que luego imprimiréis. No se puede eliminar ninguna, ni en libro ni en hojas sueltas. Si se comete un error, se hace una anotación invalidando el acta errónea y se escribe a continuación la siguiente (todo eso, lógicamente, firmado por el secretario, que al fin es quien garantiza la veracidad de lo transcrito en las actas).
En vuestro caso, yo iniciaría el libro con una anotación indicando que se inicia por extravío del libro anterior. Si éste apareciera después, invalidaría las hojas que quedaran en blanco en el antiguo.
Espero haber servido de ayuda.
Un saludo
César Valencia
Fundación Gestión y Participación Social
http://www.asociaciones.org
Si después de varios años queremos que los números de socios corran, ¿Cómo se hace en el libro? o si cada año los socios deben renovar, los que no paguen pierden su número de socio?
Hola, Rubén.
Aunque hay asociaciones en las que se da relevancia al número de socio, en otras ese dato no se considera relevante. Personalmente, le veo más sentido en asociaciones con un número fijo de miembros (al estilo de la Real Academia de la Lengua, que desde luego no es asociación), pero, salvo que la posesión de unos determinados números confieran derechos diferentes, no le veo la importancia a numerar a los socios (incluso aunque los estatutos los denominen «socios de número»). Si en vuestros estatutos no hay nada concreto referido al número de socio (o en el reglamento de régimen interior, si lo tenéis) no creo que sea necesario preocuparse por esto.
En caso contrario, los socios que no paguen es posible que pierdan su condición de socio. Depende de lo que prevean los estatutos para ese caso. A menudo se indica que pierden su condición de socio después de un determinado número de impagos de la cuota. Y eso, evidentemente, conllevaría la pérdida del número de socio y de cualquier beneficio incluido en la condición de socio.
Un saludo
César