Claves para mejorar la comunicación en grupos de debate online

conversaciones-grupoGrupos de WhatsApp, de correo electrónico, de Redes Sociales como Facebook o LinkedIn, foros… a menudo las Organizaciones Sociales usamos estas herramientas para generar debates o toma de decisiones. Sin embargo su uso no esta exento de problemas: ruido, falta de información, barreras de comunicación, asincronía en las aportaciones… Esta problemática es la que planteó una alumna en uno de nuestros cursos de Gestión de Asociaciones.

Podemos partir de reconocer que las mismas posibilidades que definen estas herramientas son a la vez sus potencialidades y principales riesgos:

  • Inmediatez. Posibilita una coordinación eficaz y casi en tiempo real. Por el contrario la información se pierde rápidamente y es difícil de recuperar.
  • Participación masiva. Permite un alto grado de participación pero la abundancia de aportaciones, muchas veces poco relevantes, genera “ruido”.
  • Comunicación en cualquier momento y en cualquier lugar. Los dispositivos móviles nos permiten participar de un debate desde cualquier sitio y a cualquier hora. Por el contrario, muchas veces esos desajustes de tiempo y espacio generan conflictos entre las diferentes disponibilidades de los participantes.

Las características técnicas de las herramientas son sólo una  parte del control de las mismas (lo que nos permita hacer la aplicación o no y como configurarla). Son además características en las que más difícilmente podemos influir. Por tanto, deberemos influir más en nuestros hábitos al usar estas herramientas. Para eso, os recomendamos que se pacten unas normas o netiqueta y establecer un compromiso al cumplir dicho acuerdo.

En este sentido algunas recomendaciones que hacemos podrían ser:

  • No duplicar los mismos debates en herramientas diferentes (por ejemplo, usar dos canales distintos para un mismo debate como un grupo de correo y otro de WhatsApp). No todas las personas podrán leer todas las aportaciones y, por otro lado, algunas se duplicarán.
  • Definir qué herramientas valen para qué comunicaciones. No todas valen para todo, a veces es mejor tener una reunión presencial, usar grupos de correo (donde la información se pierde menos y el nivel de ruido es menor)… que las herramientas de mensajería instantánea. Por contra, a veces perdemos mucho tiempo en las reuniones presenciales para hablar temas que se pueden trasladar a lo online (por ejemplo, poner una fecha).
  • Revisar la información antes de publicarla. Hay que pensar que el mensaje lo leerán otras personas, puede que al leer de nuevo la información se detecte algo que pudiera no ser bien interpretado, falten algunos datos importantes o se quiera añadir o quitar información.
  • Establecer moderadores rotativos. Puede que creando una responsabilidad de moderar la comunicación, y que ésta sea rotativa, ayude a sensibilizar y empatizar a todos los miembros de un grupo de debate. Las responsabilididades asumidas por una misma persona generan “quemes” y dependencia hacia esa persona.
  • Preguntar cuando no se entienda algo. Antes de seguir el debate, leer entre líneas o presuponer qué es lo que se dice, es mejor preguntar y pedir aclaraciones.
  • En herramientas tipo WhatsApp o grupos de Facebook establecer horarios de participación y fechas tope en las tomas de decisiones, que den margen a la participación pero no hagan confuso el momento final de cerrar una decisión.
  • Si la herramienta lo permite (por ejemplo, un grupo de correo electrónico), utilizar formatos de texto. Destacando ideas en negrita o con diferente color, uso de viñetas y numeración para listar texto, usar diversos tamaños de letra, crear títulos o diversos apartados…
  • Leer las últimas aportaciones antes de realizar una nueva para evitar duplicidades. Podemos pensar que es más ágil contestar de forma inmediata, pero lo realmente eficaz es leer las últimas aportaciones para evitar duplicidades y confusiones.
  • En el uso del e-mail, para no extendernos mucho, os recomendamos este otro artículo que escribí anteriormente “Decálogo de buenas prácticas para una coordinación por grupos de correo electrónico” (algunas pautas también son aplicables a otras herramientas).
  • Complementar con otras herramientas de funcionalidades y temáticas específicas. Por ejemplo, una votación para establecer un día de reunión por WhatsApp puede ser un infierno, pero se pueden usar sistemas de encuestas de disponibilidad como doodle. Y otro ejemplo pensado para grupos de madres y padres es Qids, que intenta solucionar algunos de los problemas comunes en estos grupos: no asociar el nombre del padre o madre con el nombre del alumn@, mezclar mensajes que no tienen relación con el ámbito académico de l@s hij@s, vídeos y fotos de todo tipo…
  • Establecer una extensión máxima para las aportaciones. Esto obligará a la gente a pensar sus textos y revisarlos antes de publicarlos. Ese es el éxito de Twitter, ¿no?
  • Tener en cuenta símbolos y expresiones para contextualizar. La falta de comunicación no verbal (tono de voz, gestos, expresiones…) descontextualiza la información y muchas veces se produce falta de entendimiento porque no se interpreta un mensaje de la misma forma que cara a cara.

Son sólo algunas sugerencias. Lo mejor es que esto se elabore de forma conjunta analizando primero los errores en la comunicación actual y después establecer vuestro propio código de conducta.

¿Se os ocurren más claves?

Sobre Adrian Aguayo Llanos

Adrian Aguayo Llanos Ha escrito 42 posts en este blog.

Comunicación Social, Participación, Educación y TIC 2.0.

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