Cómo obtener un certificado digital para nuestra asociación

Solicitud e instalación en el ordenador del certificado digital de persona jurídica emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.

Las entidades no lucrativas –como cualquier otra persona jurídica– están obligadas a relacionarse con la administración por procedimientos telemáticos para cualquier procedimiento administrativo desde la entrada en vigor de la ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

Esto está significando un cambio bastante abrupto en la forma de realizar trámites que afectan a muchas asociaciones y fundaciones (solicitud de certificados de estar al corriente de pagos con Hacienda o la Seguridad Social, presentación de declaraciones ante Hacienda, solicitud de subvenciones…) En algunos casos, no se ha llegado todavía a retirar la posibilidad de realizar ciertos trámites de forma presencial, o por retraso de la administración o por incapacidad por parte de las entidades. Pero tarde o temprano los procedimientos telemáticos serán la única opción, y eso implica el uso de alguna forma de acreditación de la identidad de quien realiza el trámite.

El certificado digital es una pieza de software que puede residir en una tarjeta criptográfica o estar instalada en un dispositivo y que permite asegurar:

  • La identidad de la persona que firma un documento digital
  • La integridad de este documento: que no sufre modificación, recortes ni añadidos tras su “firma digital”.

Vamos a detallar el procedimiento de solicitud e instalación del certificado digital que emite la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. Al estar reconocido por la Agencia Tributaria y soportado en los procedimientos de su Sede Electrónica, su utilización permite, entre otras cosas, solicitar el certificado de estar al corriente de pagos con Hacienda, que es obligatorio presentar en algunas solicitudes de subvención. Hay otras entidades certificadoras, pero en este artículo nos vamos a limitar a este caso concreto y a su uso en un ordenador.

El certificado se solicita a través del ordenador y se instala en el mismo. La solicitud y la descarga deben realizarse desde el mismo ordenador o dispositivo. Entre ambas operaciones, es preciso que se efectúe, mediante comparecencia en Hacienda, la identificación de la persona física que realiza la solicitud. Detallamos a continuación las diferentes fases que debemos seguir:

  1. comprobación de las características técnicas del dispositivo que se va a emplear,
  2. solicitud de certificado digital de representante de persona jurídica,
  3. comparecencia en una oficina de registro para obtener la clave de descarga,
  4. descarga e instalación del certificado.

Comprobación de las características técnicas del dispositivo que se va a emplear

La FNMT ofrece las siguientes indicaciones:

  • No formatear el ordenador, entre el proceso de solicitud y el de descarga del certificado.
  • Se debe realizar todo el proceso de obtención desde el mismo equipo, con el mismo usuario y el mismo navegador.
  • No realizar actualizaciones en el equipo mientras dure el proceso.
  • En ocasiones es necesario desactivar el antivirus.

Los navegadores actualmente soportados son Mozilla Firefox (Windows, MacOS y Linux) e Internet Explorer (Windows). Las características de los navegadores soportados figuran en esta página: Solicitar certificado digital – consideraciones previas.

Solicitud de certificado digital de representante de persona jurídica

Tras introducir la información que se nos solicita, nos van a devolver un código que identifica esta solicitud, que será necesario llevar cuando acreditemos en Hacienda nuestra identidad.

La dirección de la página en la que se realiza la solicitud es esta: Solicitud de Certificado de Representante de Persona Jurídica.

Comparecencia en una oficina de registro para acreditar la identidad del representante

El solicitante debe personarse en una “oficina de registro” con la que la FNMT tenga suscrito un acuerdo de colaboración (una oficina de la Agencia Tributaria, de la Comunidad Foral de Navarra o de la Comisión Nacional del Mercado de Valores).

Hay que aportar la siguiente información:

  • De la entidad representada: Datos de identificación, domiciliarios y de contacto. Además deberá aportar, en la oficina de registro habilitada, la documentación relativa a la acreditación de la entidad representada y de su existencia.

En el caso de una asociación, esta documentación es un certificado del Registro de Asociaciones en el que figure inscrita, expedido como mucho 15 días hábiles antes de la solicitud del certificado de persona jurídica (los sábados, domingos y festivos no son hábiles a estos efectos) y certificado de que el solicitante es representante legal (presidente) y su cargo está vigente. En caso de que el representante de la asociación vaya a ser una persona diferente del presidente (un apoderado), es necesario entregar el poder notarial que así lo acredita. Este poder debe incluir una cláusula especial referida al certificado digital (la FNMT ofrece un ejemplo de esta cláusula).

  • Del representante (solicitante): Datos de identificación, domiciliarios y de contacto. Además, deberá aportar, en la oficina de registro habilitada, la documentación relativa a la identidad del representante, así como de su capacidad y vigencia de representación. Los datos de identidad deberán ser acreditados con un documento de identificación válido y vigente (DNI, NIE, pasaporte u otro medio admitido en derecho a efectos de identificación).
  • De la solicitud: El Código de Solicitud que recibimos en el paso anterior.

Hay que hacer notar que con algunos Registros se están produciendo dificultades casi insolubles con los plazos, al estar determinado que el certificado a entregar debe ser muy reciente (entendiendo por tal su expedición 15 días hábiles antes de la solicitud del certificado de persona jurídica). En ocasiones, el certificado llega a la asociación pasado ese plazo y es inservible a estos efectos.  Por tanto, hay que prestar especial atención a los plazos y buscar los procedimientos más ágiles que se tenga a disposición.

Descarga e instalación del certificado

La FNMT emite el certificado y notifica su disponibilidad al solicitante mediante un correo electrónico. A partir de ese momento se puede proceder a la descarga del certificado digital, utilizando el mismo dispositivo desde el que se cursó la solicitud.

La dirección de la página en la que se efectúa la descarga es esta: Descarga del certificado.

Para la descarga se requiere el número de NIF de la entidad y el código de solicitud que nos facilitaron al realizar la solicitud (el mismo que enseñamos en Hacienda). Además de aceptar las condiciones de uso, este es el momento en el que hay que realizar el pago del certificado.

Una vez realizado, aparece el botón “instalar certificado”:

Tras instalarlo, se nos sugiere que realicemos una copia de seguridad del certificado. Esto es muy recomendable. La copia debe estar protegida por contraseña (si no se hace así, perderá funcionalidad).

La exportación se hace en “Opciones/Configuración/Avanzado”. En Mozilla tiene esta apariencia. Se debe clicar en el botón “ver certificados” para poder seleccionar uno y exportarlo (“Hacer copia…”)

Es importante conservar en lugar seguro la contraseña con la que protegemos esta copia. Con este archivo podremos instalar el certificado en cualquier otro ordenador, si necesitamos hacerlo.

Sobre César Valencia

César Valencia Rodríguez Ha escrito 18 posts en este blog.

Director de la Fundación Gestión y Participación Social. Experto en gestión de Entidades No Lucrativas.

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