Recomendaciones para la obtención (sin traumas) del certificado digital de representante (I)

Ya he escrito otros posts sobre el procedimiento de obtención de un certificado digital de representante de persona jurídica para una asociación. He tratado de explicar cómo un proceso que supuestamente tiene tres fases (solicito, comparezco y descargo) en la práctica puede suponer encadenar hasta 8.

Estoy estos días teniendo una «experiencia del mundo real», acompañando a 27 asociaciones de un municipio cercano a Madrid en la obtención de ese certificado digital. Está siendo lento, pero interesante. Me ayuda a tomar conciencia de las dificultades concretas que entrañan algunos de esos pasos –a veces damos demasiadas cosas por sabidas– y de los escollos que deben superar quienes no están habituados a estos temas (¿podemos decir «la gente normal»?)

Nos encaminamos a un mundo en que realizaremos con naturalidad tareas digitales que quizá ahora nos son nuevas. Posiblemente, acabará reduciéndose esta impresión que produce ahora de ser algo «a medio cocinar». Quizá un día no tengamos que desesperarnos mientras nuestro navegador intenta inútilmente conectar con Autofirma, o el navegador acertará a desplegarnos –cuando debe– un listado de los certificados digitales instalados en nuestro ordenador, en lugar de agarrarse directamente a ese que precisamente no es el queremos utilizar.

Tal vez, incluso, conozcamos un mundo en el que las administraciones se pongan de acuerdo en el uso de la palabra «representante», para que sepamos de qué nos habla un determinado formulario web.

Pero, hoy por hoy, creo que estas recomendaciones básicas que voy a hacer van a ser útiles a muchos. Vamos allá:

1. Mantener al día los cargos de la junta directiva

Básico, ¿verdad? Esto tiene dos vertientes:

  • Los cargos tienen una vigencia y, a su vencimiento, la asamblea debe elegir a otras personas (o reelegir a las mismas, en la medida en que los estatutos lo permitan y la asamblea quiera).
  • La elección o reelección de cargos hay que inscribirla en el Registro de Asociaciones. Un error muy común es pensar que si siguen las mismas personas porque han sido reelegidas no hay que «cambiar» nada en el Registro, pero si no lo hacemos estas personas figurarían con el cargo ya vencido. Tal vez en épocas anteriores no se percibía siempre con claridad la obligatoriedad de mantener la inscripción al día, pero si hablamos de certificado digital (válido sólo por 2 años, por cierto), mantener actualizada la inscripción es una necesidad.

Si el cargo de presidente figura en el Registro como vencido, no nos sirve de nada. Da lo mismo que pudiera seguir siendo la misma persona, el Registro no tiene constancia hasta que no se le notifica y, por tanto, no va a estar en condiciones de emitir un certificado sobre quién es el representante legal de la asociación.

2. Leer los estatutos de la asociación

Una cantidad importante de problemas en la inscripción de los cargos se evitaría por una lectura inteligente de los estatutos de la asociación. No una lectura técnica o especializada. Los problemas habituales no se refieren a cuestiones de alto contenido jurídico, sólo se necesita una cantidad razonable de sentido común.

Se trata de tener claro el número de personas que tienen que componer la junta directiva, el plazo en que sus cargos se mantendrán en vigor, el procedimiento de elección (¿son reelegibles, con o sin límite de mandatos?)

Revisar estos aspectos antes de proceder a convocar la Asamblea General nos permitirá evitar errores que complican la inscripción. El Registro rechaza muchas solicitudes por defectos formales que habría sido sencillo evitar.

3. Puede haber alternativas para poder identificarnos en un trámite telemático

Para que la asociación se relacione con la administración, es necesario identificarse mediante un certificado digital, que en ciertos casos puede ser el certificado personal de alguien, en lugar del certificado digital de representante.

Obtener un certificado digital para una persona física es claramente más sencillo, y podemos encontrar apoyo en ciertos recursos públicos, sobre todo oficinas de apoyo de Ayuntamientos. Para obtener el certificado digital de representante, en cambio, podemos encontrarnos un muro por la obligatoriedad de que algún paso sea realizado necesariamente por procedimiento telemático.

A veces una asociación entrega físicamente en el registro de entrada una solicitud para la realización de un trámite que debería ser telemático. En principio, parece haber funcionado, pero si posteriormente analizan el contenido y determinan que ese trámite debe ser telemático, la entrega física de la documentación no es válida y, por tanto, la asociación será informada de que tiene que empezar de nuevo, pero ahora a través de Internet.

Para que la administración pueda saber quién está realizando el trámite –quiénes somos, realmente– debemos identificarnos mediante un certificado digital. A algunos les produce pasmo que para obtener un certificado digital haya que usar… un certificado digital.

Eso es una simplificación, porque a veces se puede emplear un procedimiento de identificación alternativo.

Por ejemplo, en el momento en que escribo esto, para hacer trámites con la Comunidad de Madrid se puede emplear:

  • un certificado digital (el de la FNMT o el de muchas otras entidades de certificación admitidas).
  • El certificado digital contenido en nuestro DNIe, si disponemos de un lector de tarjetas compatible con él. Es fácil que este certificado esté caducado, pero se puede reactivar en una oficina de renovación del DNI.
  • Una clave proporcionada por el Sistema Cl@ve (clave PIN, que tiene duración temporal, o Clave Permanente).

Algunas administraciones –no el Registro de Asociaciones, más bien ayuntamientos– tienen algún sistema para darse de alta y poder interactuar mediante nombre de usuario y contraseña, de manera similar a como utilizamos la web del banco. No he profundizado en esto, pero me imagino que es para usos limitados y, desde luego, no para el tema que nos ocupa.

Volviendo a la Comunidad de Madrid (y supongo que cualquier otra comunidad autónoma), se nos exigirá también el alta en el Sistema de notificaciones electrónicas, de forma que la administración nos las pueda enviar a nuestro correo electrónico o a nuestro móvil, eliminando los certificados de correos (en papel) a los que estábamos antes acostumbrados.

Aunque existen, por tanto, alternativas, en lo que sigue yo me voy a centrar en el uso del certificado digital. Pero va a ser en un próximo post. Todavía me quedan varias recomendaciones más.