Cómo obtener un certificado digital para nuestra asociación
Solicitud e instalación en el ordenador del certificado digital de persona jurídica emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.
Las entidades no lucrativas –como cualquier otra persona jurídica– están obligadas a relacionarse con la administración por procedimientos telemáticos para cualquier procedimiento administrativo desde la entrada en vigor de la ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
Esto está significando un cambio bastante abrupto en la forma de realizar trámites que afectan a muchas asociaciones y fundaciones (solicitud de certificados de estar al corriente de pagos con Hacienda o la Seguridad Social, presentación de declaraciones ante Hacienda, solicitud de subvenciones…) En algunos casos, no se ha llegado todavía a retirar la posibilidad de realizar ciertos trámites de forma presencial, o por retraso de la administración o por incapacidad por parte de las entidades. Pero tarde o temprano los procedimientos telemáticos serán la única opción, y eso implica el uso de alguna forma de acreditación de la identidad de quien realiza el trámite.
El certificado digital es una pieza de software que puede residir en una tarjeta criptográfica o estar instalada en un dispositivo y que permite asegurar:
- La identidad de la persona que firma un documento digital
- La integridad de este documento: que no sufre modificación, recortes ni añadidos tras su “firma digital”.
Vamos a detallar el procedimiento de solicitud e instalación del certificado digital que emite la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. Al estar reconocido por la Agencia Tributaria y soportado en los procedimientos de su Sede Electrónica, su utilización permite, entre otras cosas, solicitar el certificado de estar al corriente de pagos con Hacienda, que es obligatorio presentar en algunas solicitudes de subvención. Hay otras entidades certificadoras, pero en este artículo nos vamos a limitar a este caso concreto y a su uso en un ordenador.
El certificado se solicita a través del ordenador y se instala en el mismo. La solicitud y la descarga deben realizarse desde el mismo ordenador o dispositivo. Entre ambas operaciones, es preciso que se efectúe, mediante comparecencia en Hacienda, la identificación de la persona física que realiza la solicitud. Detallamos a continuación las diferentes fases que debemos seguir:
- comprobación de las características técnicas del dispositivo que se va a emplear,
- solicitud de certificado digital de representante de persona jurídica,
- comparecencia en una oficina de registro para obtener la clave de descarga,
- descarga e instalación del certificado.
Comprobación de las características técnicas del dispositivo que se va a emplear
La FNMT ofrece las siguientes indicaciones:
- No formatear el ordenador, entre el proceso de solicitud y el de descarga del certificado.
- Se debe realizar todo el proceso de obtención desde el mismo equipo, con el mismo usuario y el mismo navegador.
- No realizar actualizaciones en el equipo mientras dure el proceso.
- En ocasiones es necesario desactivar el antivirus.
Los navegadores actualmente soportados son Mozilla Firefox (Windows, MacOS y Linux) e Internet Explorer (Windows). Las características de los navegadores soportados figuran en esta página: Solicitar certificado digital – consideraciones previas.
Solicitud de certificado digital de representante de persona jurídica
Tras introducir la información que se nos solicita, nos van a devolver un código que identifica esta solicitud, que será necesario llevar cuando acreditemos en Hacienda nuestra identidad.
La dirección de la página en la que se realiza la solicitud es esta: Solicitud de Certificado de Representante de Persona Jurídica.
Comparecencia en una oficina de registro para acreditar la identidad del representante
El solicitante debe personarse en una “oficina de registro” con la que la FNMT tenga suscrito un acuerdo de colaboración (una oficina de la Agencia Tributaria, de la Comunidad Foral de Navarra o de la Comisión Nacional del Mercado de Valores).
Hay que aportar la siguiente información:
- De la entidad representada: Datos de identificación, domiciliarios y de contacto. Además deberá aportar, en la oficina de registro habilitada, la documentación relativa a la acreditación de la entidad representada y de su existencia.
En el caso de una asociación, esta documentación es un certificado del Registro de Asociaciones en el que figure inscrita, expedido como mucho 15 días hábiles antes de la solicitud del certificado de persona jurídica (los sábados, domingos y festivos no son hábiles a estos efectos) y certificado de que el solicitante es representante legal (presidente) y su cargo está vigente. En caso de que el representante de la asociación vaya a ser una persona diferente del presidente (un apoderado), es necesario entregar el poder notarial que así lo acredita. Este poder debe incluir una cláusula especial referida al certificado digital (la FNMT ofrece un ejemplo de esta cláusula).
- Del representante (solicitante): Datos de identificación, domiciliarios y de contacto. Además, deberá aportar, en la oficina de registro habilitada, la documentación relativa a la identidad del representante, así como de su capacidad y vigencia de representación. Los datos de identidad deberán ser acreditados con un documento de identificación válido y vigente (DNI, NIE, pasaporte u otro medio admitido en derecho a efectos de identificación).
- De la solicitud: El Código de Solicitud que recibimos en el paso anterior.
Hay que hacer notar que con algunos Registros se están produciendo dificultades casi insolubles con los plazos, al estar determinado que el certificado a entregar debe ser muy reciente (entendiendo por tal su expedición 15 días hábiles antes de la solicitud del certificado de persona jurídica). En ocasiones, el certificado llega a la asociación pasado ese plazo y es inservible a estos efectos. Por tanto, hay que prestar especial atención a los plazos y buscar los procedimientos más ágiles que se tenga a disposición.
Descarga e instalación del certificado
La FNMT emite el certificado y notifica su disponibilidad al solicitante mediante un correo electrónico. A partir de ese momento se puede proceder a la descarga del certificado digital, utilizando el mismo dispositivo desde el que se cursó la solicitud.
La dirección de la página en la que se efectúa la descarga es esta: Descarga del certificado.
Para la descarga se requiere el número de NIF de la entidad y el código de solicitud que nos facilitaron al realizar la solicitud (el mismo que enseñamos en Hacienda). Además de aceptar las condiciones de uso, este es el momento en el que hay que realizar el pago del certificado.
Una vez realizado, aparece el botón “instalar certificado”:
Tras instalarlo, se nos sugiere que realicemos una copia de seguridad del certificado. Esto es muy recomendable. La copia debe estar protegida por contraseña (si no se hace así, perderá funcionalidad).
La exportación se hace en “Opciones/Configuración/Avanzado”. En Mozilla tiene esta apariencia. Se debe clicar en el botón “ver certificados” para poder seleccionar uno y exportarlo (“Hacer copia…”)
Es importante conservar en lugar seguro la contraseña con la que protegemos esta copia. Con este archivo podremos instalar el certificado en cualquier otro ordenador, si necesitamos hacerlo.
Director de la Fundación Gestión y Participación Social. Experto en gestión de Entidades No Lucrativas.
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Tratamiento de datos personales: qué es la solicitud de consentimiento y cómo realizarla para nuestros socios
No nos es extraño encontrarnos que, así cómo en el ámbito empresarial, nos ajustamos -
Creando una cultura horizontal, sostenible y participativa de nuestra organización
La Cultura en una entidad es lo que identifica la forma de ser de
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Cesar
Director de la Fundación Gestión y Participación Social. Experto en gestión de Entidades No Lucrativas.
Soy ecuatoriano, sin trabajo, pero deseoso de apoyar a las personas con menos información que la mía, agradezco de uds los datos que me he procurado, dos libros que serán de mucha ayuda, lo bueno, son gratuitos, me encantaria poder adquirir mas conocimientos, pero no tengo dinero, ni trabajo, no me gustan las becas, ya tendré la capacidad para pagarme los cursos que Uds ofrecen.
De momento, gracias por el apoyo.
Muchas gracias. Nos alegra poder servir de ayuda y que nuestra información os resulte de utilidad.
Un abrazo y gracias por el comentario.
Hola, me gustaría saber si el certificado del regstro de la asociación puede ser de un ayuntamiento o tiene que ser de una entidad autonómica o nacional. Gracias
Hola, Iratxe:
Cuando hablamos de aportar un certificado de inscripción registral de la asociación para la realización de algún trámite, en casi todos los casos NO nos referimos a los registros de diferentes órganos administrativos en los que voluntariamente se puede inscribir la entidad para relacionarse con ese órgano (lo más habitual, para poder acceder a subvenciones que convoca dicha administración u otros recursos que ponen a disposición), sino que nos referimos al Registro de Asociaciones en que figura inscrita la asociación (o de fundaciones, si fuera una fundación) y cuya inscripción sirvió para dar publicidad a la creación de la asociación.
En el caso más habitual es o bien el Registro Nacional de Asociaciones o el Registro de Asociaciones de la comunidad autónoma, según cuál sea el ámbito territorial de actuación de la asociación. En algunos casos existe un «registro específico» (para tipos particulares de asociaciones, como asociaciones de consumidores y usuarios, asociaciones de empresarios, asociaciones de guardias civiles…)
Cuando os inscribieron, seguramente sellaron vuestros estatutos al menos en la página inicial. Ahí podéis comprobar de qué Registro se trata. En ningún caso se tratará de un registro de un ayuntamiento.
Un saludo
César
Pero… estoy en un bucle infinito!
Para pedir un certificado digital me piden un certificado del Registro de Asociaciones, y para solicitarlo me piden certificado digital!
No sé a qué registro de asociaciones te refieres, en concreto, porque hay varios (estatal, de comunidades autónomas…), pero tiene que ser posible entregar la documentación personalmente si no se dispone de certificado digital. Con la nueva Ley de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones, se da prioridad al Registro Electrónico. Por eso entiendo que habrás visto destacada la entrega telemática como procedimiento para hacer la solicitud, pero evidentemente hay circunstancias en las que no parece viable, al menos con los procedimientos actuales, porque una asociación recién constituida es imposible que posea un certificado digital (por poner un ejemplo). Te aconsejo que vayas personalmente al Registro.
Un saludo
BUENOS DIAS CESAR, VAN PASANDO LOS DIAS Y AVANZO POCO …
YO NECESITABA EL CIF DE UNA ASOCIAICON SIN ANIMO DE LUCRO PARA CON ESTE, SOLICITAR DESPUES LA INCLUSIÓN DE LOS FICHEROS EN LA AEPD. ESTO QUE ES LO QUE QUERÍA, YA ESTÁ FORMALIZADO. COMO NO TENEMOS ACTIVIDAD ECONOMICA ALGUNA, NI CUENTA CORRIENTE ABIERTA, NO COBRAMOS A LOS SOCIOS PUES PARA NOSOTROS CON ESTO ERA SUFICIENTE.
TODO ESTE LIO DEL CERTIFICADO DIGITAL ¿?SERÍA VALIDO EL QUE TE ENTREGAN AL RENOVAR EL CARNÉ DE IDENTIDAD ¿? Y LUEGO HAY QUE PEDIR EN ASOCIACIONES DATOS REFERENTES TANTO A LA ASOCIAICON PROPIAMENTE DICHA ASI COMO DE SU PRESIDENTE, ….Y LUEGO YA ME HE PERDIDO. ¿?Y SI LO DEJO ESTAR COMO ESTÁ, ¿? QUE PUEDE PASAR?¿ ME SIENTO INCAPAZ DE HACER TODO ESTO. Por cierto, ¿? esto me lo podría hacer una gestoría ¿? Muchas gracias.
Buenos días.
Con seguridad habrá asesorías o gestorías que os puedan ayudar con esto, aunque no se podrá evitar que tenga que comparecer el representante legal de la asociación en un momento dado, para identificarse.
Hoy por hoy, un certificado de persona física te identifica para las cuestiones que te atañen como persona física, pero para actuar como representante legal de la entidad, hasta donde yo he visto, se exige certificado digital de persona jurídica. Su utilidad se extiende a trámites diversos en distintas administraciones: entrega telemática de declaraciones en Hacienda o solicitud de certificados, solicitudes de subvenciones a la comunidad autónoma o el ayuntamiento, trámites con la Seguridad Social… En algún caso, puede actuar una gestoría en vuestro nombre, pero en otros tiene que ser la entidad con su certificado digital.
No «pasa nada» por no obtener un certificado digital, en el sentido de que ninguna norma obliga a su obtención, pero hay numerosos procedimientos administrativos en los que resulta imprescindible, así que tarde o temprano os toparéis con una imposibilidad de actuar ante la administración. Por ejemplo, para solicitar una subvención pública, además de que probablemente será imprescindible hacerlo por procedimiento telemático, es casi seguro que os solicitarán un certificado de estar al corriente de pagos con Hacienda y otro con la Seguridad Social, que ya no se pueden solicitar de forma presencial.
Un saludo
César
muchas gracias Cesar; por su respuesta inmediata como siempre, gracias por ayudarnos, tenemos mucho que aprender y su ayuda es detreerminante. un atento saludo.
Me alegro, si esto ha sido útil
Hola Cesar soy secretario de una asociación sin ánimo de lucro, hemos estado tramitando una subvención y nos piden los certificados de estar al corriente en la Seg. social, en la Hacienda estatal y en la Autonómica. Parece ser que necesitamos el certificado digital. Para obtenerlo nos piden los estatutos con una antigüedad no superior a 15 dias, pero no encuentro razonable tener que renovar los estatutos por esta causa, pienso que me están dando mal la información, ¿que documento es el que me pueden estar solicitando?
Hola, Pepe.
Quizá se han explicado mal. Para solicitar el certificado digital, tenéis que entregar un certificado del Registro en el que figura inscrita vuestra asociación que acredite que la entidad está realmente constituida como tal. La página web de la Agencia Tributaria lo expresa en estos términos:
certificado reciente del registro público, expedido con fecha no superior a quince días anteriores a la fecha de de solicitud del certificado, donde consten inscritas, relativo a su constitución. El citado plazo comenzará a contar desde el día siguiente al de la fecha de expedición, sin computar sábados, domingos y festivos.
No han estado muy acertados al redactarlo. Es un certificado del registro público en el que fue inscrita vuestra asociación. Ese certificado debe hacer referencia a la constitución de la entidad y llevar expedido no más de quince días cuando lo entreguéis.
Ojo. Algunas entidades han tenido problemas con los plazos. Como te han dicho, la fecha del certificado no puede exceder los quince días anteriores a la fecha que os den en Hacienda. Para asegurarse, conviene que habléis con el Registro para ver la forma más rápida de recogerlo, que supongo que será recoger el certificado personalmente (porque si os lo envían, se sumarán días de retraso, y seguramente no os avisarán el mismo día que se firme). Igualmente, mantened bajo control el plazo de cita en Hacienda. Si, por una mala casualidad, ahora estuvieran tardando más de lo normal, posiblemente os interese ir pidiendo cita incluso antes de que os avisen del Registro para recoger el certificado.
Ya sea en el mismo certificado o en otro aparte, también es necesario que el Registro certifique que el presidente figura inscrito como tal en el Registro (estoy suponiendo que el certificado será a nombre del presidente, porque también se podría apoderar a otro representante mediante poder notarial, pero supongo que estáis optando por lo más sencillo). Es decir, el presidente es el representante legal de la entidad, y puede actuar como tal mediante un certificado digital de persona jurídica emitido a su nombre. Para eso, quieren saber que la entidad existe y que quien está solicitando el certificado es quien figura como presidente en el Registro de asociaciones.
Tienes la información aquí.
Un saludo
César
Hola
Me encanta esta web, mi deseperación ante la administración es infinita.
Como miembro de una pequeña asociación cultural rural estamos intentanto obtener el certificado digital.
Pero nuestro primer problema ha comenzado a la hora de solicitar el Certificado del Registro de Asociaciones. Para el que hay una opción a través de la web de MInisterio de Interior para la que se necesito certificado digital.
Aquí se produce un primer bloqueo (necesito un documento para solicitar el certificado digital para que el me piden el certificado digital9. La segunda opción es llamar al 060 de pago.
Alguien puede ayudarnos. Gracias por todo.
Hola, Fernando.
Para obtener un certificado digital, hasta donde yo sé, es imprescindible que la asociación esté ya inscrita en el Registro de asociaciones correspondiente. Por tanto, hay trámites que no se pueden realizar de manera telemática, como el propio trámite de solicitud de inscripción de la entidad. También el que mencionas: para poder solicitar el certificado electrónico hace falta un certificado (en papel) del Registro de Asociaciones que no vais a poder solicitar por procedimiento telemático. Os aconsejo ir en persona al Registro, si podéis, para preguntar por el plazo de respuesta. Si el certificado os lo envían por correo y luego solicitáis cita en Hacienda es posible (esto ha sucedido a muchas asociaciones) que para cuando tengáis vuestra cita el certificado ya no tenga vigencia. Puede ser preferible recoger el certificado del Registro de asociaciones en persona, si así apuráis un poco el plazo (y suponiendo que en vuestro Registro os den esa opción).
En mi opinión (modesta) esto funciona bastante mal. Deberían habilitar un procedimiento por el que el presidente pudiera solicitar esto con su DNI-e o con un certificado digital de persona física (u otra opción, como las que da Hacienda para las personas físicas). No descarto que en algún Registro de asociaciones pueda ser así, pero no he oído de ningún caso, al menos todavía.
Un saludo
César
Buenos dias¡
y qye pasa cuando la Asoaciacion ya lleva constituida más de 1 año? que documento hay que llevar para el cetificado digital?
muchas gracias por vuestra información
Buenos días, Marisol
No importa el tiempo que lleve constituida la asociación, la documentación para solicitar el certificado digital no tiene en cuenta eso, es la que se detalla en el post cuando se habla de la «comparecencia» en una oficina de la Agencia Tributaria.
Un saludo
César
Hola Pepe, buenos días
Soy Pepa y me gustaría saber qué he de hacer para cambiar en el certificado digital ya que ha habido cambios en la asociación. Todo se tramitaba con el nombre del antiguo presidente.
Yo personalmente tengo mí certificado, pero no se si tengo que hacer algo con Hacienda e informar del cambio o puede directamente hacerlo con el mío.
Sí sabes algo sobre este tema, te agradecería que me informaras.
Muchas gracias por anticipado
Un saludo
Hola, Pepa.
Posiblemente el certificado digital que tienes sea un certificado digital de persona física, no de representante de persona jurídica. En algunos casos tal vez lo podrás emplear pero, en términos generales, no es el que necesitáis para procedimientos administrativos.
El anterior certificado, si era un certificado de representante de persona jurídica emitido a nombre del presidente, habría que revocarlo. Si el certificado está emitido por la FNMT, puedes consulta en su página el procedimiento de revocación. Y deberíais obtener un certificado de persona jurídica a nombre de la nueva presidenta o de otra persona a la que la asociación apoderase para ello.
Un saludo
César
Buenos dias, gracias por su tiempo.
¿Cuál es el trámite a seguir para cambiar el certificado digital a un nuevo representante, al nuevo presidente?
Buenos días.
Tenéis que seguir el mismo procedimiento que si fuera el primer certificado digital que solicitáis. Al solicitar el certificado digital para el nuevo representante legal de la entidad, revocarán directamente el anterior certificado digital.
Un saludo
Hola Cesar. Tenemos un club ciclista y ahora para solucitar una subvencion nos piden el certificado digital. ¿donde solicito el registro del club?
Hola, Roberto
Si el club tiene personalidad jurídica (es asociación) debería estar inscrito en el Registro de asociaciones que corresponda. Si no lo habéis hecho, es importante, para reducir las responsabilidades de los socios.
Si te refieres a dónde solicitar el certificado de que la entidad está inscrita en un Registro y de que los cargos actuales son los que figuran ahí inscritos, eso se solicita al Registro en el que figura inscrita la entidad. El caso más habitual es que se trate del Registro de entidades deportivas de vuestra comunidad autónoma, pero no es la única posibilidad. Debéis mirar entre vuestros papeles si os comunicaron estar inscritos en un Registro de asociaciones o de entidades deportivas.
Un saludo
Hola César, gracias por tus aclaraciones.
Mi pregunta es: Cómo sé yo que la oficina de Hacienda es la «oficina de registro habilitada» para solicitar el certificado electrónico para mi asociación? Para «comparecer» puedo pedir la cita en la oficina de Hacienda donde presento mi propia declaración de renta?
Las oficinas de la agencia tributaria están habilitadas para esto. En Navarra esto cambia un poco, y en el extranjero son las oficinas consulares. Para certificados digitales de personas físicas hay otros lugares, pero para el de representante de persona jurídica son las oficinas de la Agencia Tributaria, ese es el sentido del término «oficina de registro habilitada», que no vayas a otro lugar que no sea Hacienda.
Un saludo
César
Hola, gracias por la web!
Entiendo que al cambiar la junta directiva de mi asociación, tengo que revocar el certificado de representante de persona jurídica y solicitar uno nuevo (porque la presidencia cambia y ejerce la representación legal).
¿Sabes si el nuevo certificado dará problemas en gestiones que ya estén en marcha con administraciones autonómicas, locales, etc? Porque si es así veo que las administraciones no están haciendo bien su trabajo.
Gracias.
Hola, Alberto.
Es una cuestión muy interesante. Sin lugar a dudas, no es legal que el ex-representante legal siga firmando en nombre de su entidad, salvo que siga en funciones hasta la toma de posesión del cargo de su sucesor. Por tanto, lo que hay que hacer es revocar ese certificado y solicitar uno nuevo para el nuevo representante legal (al emitir el nuevo certificado, al menos si es de la FNMT, quedará automáticamente revocado el anterior, así que se puede prescindir del primer paso, para no estar ningún día sin certificado digital).
Pero eso, efectivamente, es en el mundo ideal de unos procedimientos burocráticos absolutamente engrasados y perfectos y en el mundo real existen las disfunciones. No te puedo asegurar qué sucedería en mitad de la tramitación de una subvención porque eso sería conocer cómo funcionan todas las administraciones que las conceden. Deberían poder sustituir la identificación del representante legal a mitad de procedimiento, si es que se produce ahí, pero no podría garantizártelo. Me temo que vuestras opciones del mundo real son o esperar a que haya terminado la tramitación de la subvención o preguntar a los técnicos de esas administraciones para que os guíen.
Por lo que he podido conocer, al menos en algunas comunidades autónomas es relativamente rápido obtener un certificado de la inscripción de la entidad y de la identidad del representante legal (lo que se exige para obtener el certificado digital) pero en cambio es increíblemente lento inscribir una modificación del órgano de gobierno, que no es darle a un botón y ya sale el certificado (como en el primer caso), sino analizar caso por caso la situación (para asegurar, entre otras cosas, que se cumple el «tracto sucesivo» y que las juntas directivas se están sucediendo sin problemas y sin huecos intermedios no explicados, que se cumple el procedimiento estatutario para el nombramiento…) Si en el Registro en el que estéis inscritos esto va a llevar mucho tiempo, tal vez ni tenga sentido ahora mismo esta discusión, porque tardaríais tal vez uno o varios meses en estar en situación de solicitar un nuevo certificado digital.
Un saludo
César
Muchas gracias César,
me temía tu respuesta, no esperaba que fueras a conocer el funcionamiento de todas las administraciones, jejeje, pero pensaba que tal vez podías conocer algún caso concreto.
Es obvio que toca hablarlo con dichas administraciones.
Saludos.
Buenas tardes César,
Te comento nuestro caso:
Se trata de una Asociación Cultural, que lleva más de dos décadas constituida, hasta el momento funcionaba sin certificado digital pero ahora mismo es imprescindible para poder solicitar todo tipo de subvenciones. Queremos saber que tipo de certificado debemos solicitar y que documentación tenemos que presentar (sabemos que certificado de inscripción en el registro de asociaciones de nuestra CCAA con no más de 15 días de antiguedad) pero que documentos tiene que aportar el Presidente (que es el representante legal)?
También necesitamos saber si es posible utilizar el certificado en un ordenador distinto de donde se instale y descargue por primera vez y cómo tendríamos que hacerlo.
Es preciso descargar la aplicación de autofirma?
Te agradecemos mucho que a la mayor brevedad posible nos resuelvas todas estas dudas, además la mayoría de los miembros de la Asociación son mayores y tenemos un lío impresionante por culpa de este tema.
Saludos.
Hola, Clara. Voy a tratar de responder a todo…
Entiendo que el certificado digital que solicitáis es el de representante de persona jurídica, porque es el que vais a necesitar para multitud de trámites. Si te refieres a qué certificado en el Registro de asociaciones, haciendo constar que es para solicitar el certificado digital debería bastar. Hay que hacer constar (en uno o en dos documentos) que la asociación figura inscrita y la identidad del presidente y vigencia de su cargo.
La documentación a llevar cuando se persona en Hacienda quien figura en el certificado varía un poco dependiendo de si es representante legal según los estatutos o si se ha apoderado a otra persona. En vuestro caso, parece que sería el primer caso y, por tanto, debería llevar: certificado del Registro que acredite que la entidad figura inscrita en él y certificado del Registro relativo a su nombramiento y vigencia de su cargo (al menos en muchos casos, hay un único certificado que unifica los dos que se piden: que la asociación está inscrita y en funcionamiento y la identidad del presidente y vigencia de su cargo). Además, deberá lógicamente llevar su DNI y el número de operación que le dio la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre al hacer la solicitud.
En el momento de su obtención, el archivo que recibís va asociado al ordenador, sistema operativo y navegador desde el que se realizó la solicitud, lo que no lo hace apto para su instalación en otros navegadores ni en otros ordenadores. Para ello, es preciso realizar después de la instalación una copia de respaldo (backup o copia de seguridad, según quién hable) desde el almacén de certificados en el que habéis instalado vuestro certificado, es decir, el del navegador desde el que lo solicitasteis. Esa copia de seguridad, que va protegida por contraseña, debe guardarse en lugar seguro (¡y no olvidar la contraseña!), pero también es útil para realizar la instalación en otros navegadores, en el panel de control de Java o en otros ordenadores, según vuestras necesidades. Queda claro que, por tanto, el certificado digital se puede utilizar en dispositivos diferentes del que se utilizó para su obtención (incluso dispositivos diferentes, como un móvil o una tablet), es cuestión de instalarlo en ellos a partir de la copia de seguridad.
La aplicación gratuita Autofirma sirve para firmar documentos en varios formatos con un certificado digital. Pienso que se emplea sobre todo con documentos en formato pdf, pero no es el único formato posible. Estos documentos se nos solicitan firmados digitalmente en determinados procedimientos (como solicitudes de subvenciones y contratos administrativos) y en ocasiones la propia página web desde la que se realiza un trámite exige que Autofirma esté instalado en el ordenador. Por tanto, en términos generales es útil tenerlo en el ordenador y en algunos casos –dependiendo de vuestra actividad– imprescindible.
Como para los trámites generalmente interactuamos con páginas web, podemos encontrarnos todo tipo de problemas (pueden estar mejor o peor diseñadas, pueden tener incompatibilidades con nuestra versión de navegador, de sistema operativo o combinación de ambos, puede haber oscuros problemas informáticos que nunca entenderemos y que hacen que en un determinado ordenador el proceso de firma se quede en espera 45 minutos de reloj…). Por tanto, es aconsejable probar con varios navegadores e incluso varios ordenadores diferentes cuando algo no funciona a la primera. Uno de los puntos débiles es cuando el navegador abre Autofirma para realizar alguna operación. No desesperéis, probad varias veces –a veces las páginas responden de manera inconsistente, es decir, el problema parece estar en el servidor y no en vuestro equipo– y probad varias configuraciones si tenéis problemas.
…Y mucho ánimo.
César
Muchísimas gracias César.
Sólo dos cuestiones más: para instalar el certificado en otro dispositivo a partir de la copia de seguridad resulta muy complicado? Cómo debemos hacer? Nos gustaría poder pasarlo a otro ordenador a través de un pen drive o un cd, por ejemplo. Entiendo por lo que me comentas que el certificado se descarga y guarda en el ordenador y navegador que usemos y que no hace falta meterlo en una tarjeta u otro tipo de dispositivo físico. Disculpa tantas preguntas pero estamos bastante perdidos en este tema.
Y por último, en estos momentos nos encontramos ante un problema bastante grande, que no sabemos que repercusiones tendrá. Hemos descubierto que la antigua directiva que llevaba muchos años nunca había inscrito en el registro de asociaciones las modificaciones en la directiva ni las renovaciones al terminar cada mandato (aunque tenemos los actas de las asambleas). Muchos de esos miembros ya no están, otros directamente están inoperativos y tampoco facilitan documentación a la nueva directiva, y no sabemos cómo resolver esta situación, ya que para solicitar algunas subvenciones nos están pidiendo un documento actualizado expedido por registro de asociaciones de nuestra CCAA donde vengan los datos sobre los miembros de la directiva actual.
Mil gracias de nuevo.
Hola, Clara.
Cuando ya tienes copia en un pendrive, una posibilidad en el nuevo ordenador es hacer doble clic en el certificado. Esto debería abrir un asistente de instalación que instala el certificado en el almacén de certificados que comparten Explorer y Chrome. Firefox tiene el suyo propio, y para la instalación hay que entrar en las opciones de configuración avanzadas del navegador. Esto último es así lo mismo en Windows y en Mac OS. Lógicamente, lo del doble clic no tiene el mismo efecto en el Mac (donde ya hace tiempo que no hay Explorer), en ese caso se instala en el almacén de certificados del sistema (el que usa el navegador Safari).
Tienes indicaciones sobre cómo se instala en cada navegador en esta infografía sobre certificado digital.
En cuanto a las renovaciones de la junta directiva, efectivamente tenéis un problema. Habría que mantener permanentemente al día los datos regístrales (los que figuran en el Registro de Asociaciones), y entre ellos muy especialmente –por las posibles consecuencias– la composición del órgano de gobierno. En el Registro Nacional de Asociaciones exigen teóricamente firma del presidente y secretario salientes además de los entrantes, pero están muy acostumbrados a este tipo de situaciones, en las que no resulta posible conseguir estas firmas.
En cuanto a los otros Registros (de comunidades autónomas, por ejemplo) no hay forma de que podamos conocer cómo actúan todos (son un montón de diferentes registros). Del de la Comunidad de Madrid creo recordar que no pedía firmas de los salientes, pero cada diferente Registro podría estar aplicando criterios propios en este sentido. Así que lo mejor (también para conseguir agilizar este proceso, que en ocasiones lleva meses) es ponerse directamente con el Registro y contarles cómo está la situación para que os orienten. En cursos sobre certificado digital, he coincidido con asociaciones que habían obtenido el certificado (en papel) en días y otras en más de un mes. He creído entender que la diferencia estribaba en si tenían los datos ya al día (caso en el que obtener ese papel podía ser ágil) o si había que actualizar previamente los datos para luego obtener el papel (caso en el que se depende de cómo puedan estar de colapsados con la inscripción de cambios de junta directiva). Eso, indudablemente, es un problema de cara a los procedimientos de las subvenciones y no veo mejor solución que ir personalmente al Registro a ver qué se puede conseguir.
Suerte…
César
Hola César,
Vamos a solicitar certificado digital, y me dicen que con llevar a Hacienda el código de la FNMT , mi DNI (yo soy la presidenta de la asociación) y el documento validado por la administración en el que se aprueba la nueva junta es suficiente, vamos, que con este último documento ya no es necesario el certificado de registro de asociaciones. ¿Me puedes decir si es así?
Hola, Rosa.
Te puedo reproducir la documentación que la FNMT dice que hay que aportar. Eso no impide que en alguna oficina de la Agencia Tributaria puedan realizar su propia interpretación. Por ejemplo, me comentaron desde un ayuntamiento que estuvieron una temporada facilitando a las asociaciones de su municipio un certificado para entregar en Hacienda en este procedimiento y «coló» durante un tiempo, hasta que se dieron cuenta de que ese documento no era el certificado emitido por el Registro de Asociaciones que se exigía.
Si el certificado de inscripción de cargos tiene menos de quince días, parece que se puede interpretar que implica que la entidad está inscrita y que también acredita la personalidad de su representante legal (las dos cosas que hay que certificar), pero también se puede interpretar que no es el documento que están pidiendo. Seguramente merece la pena intentarlo, pero no si ese documento tiene más de quince días (desde su fecha de firma).
Las instrucciones de la FNMT dicen esto:
Un saludo
César
Soy secretaria de una Asociación sin ánimo de lucro, necesito renovar el Certificado digital del presidente, que caduca el 8 de Marzo que viene y quiero saber si al tener ya un certificado en vigor puedo hacer los trámites on line.., ya me han dicho que al ser Certificado de Persona Jurídica no puedo renovar sino hacer uno nuevo cada dos años, pero me preocupan los trámites (Si puedo hacerlos on line) y el que se pase la fecha de caducidad del Certificado en vigor.
Buenos días, Carmen
En sí, solicitar un certificado digital es un trámite online, así que supongo que no te refieres a ello, sino a evitar la comparecencia para acreditar que quien está solicitando el certificado realmente está autorizado para ello.
Los certificados de representante de persona jurídica que emite la FNMT a representantes de asociaciones no pueden ser renovados sin la comparecencia en la oficina de la Agencia Tributaria (en realidad, no se renuevan sino que se hace uno nuevo, como ya sabes). Como existen numerosas empresas de certificación, no puedo asegurarte que los procedimientos sean idénticos en todos los casos. Si vuestro certificado es el de la FNMT, tenéis que seguir el procedimiento completo (y volver a pagar la tasa de 14 euros + IVA).
En el mejor de los casos, puede ser bastante rápido. Este «mejor caso» parte de que los cargos están correctamente actualizados en la información registral. En cambio, si hay que comenzar poniendo al día los datos de la junta directiva, puede sufrir un retraso importante. Así que haces bien en preocuparte, porque os podéis encontrar con el certificado caducado y esperando el envío del certificado (en papel) del Registro de Asociaciones.
Te puede ser útil, por concreta, esta infografía sobre los pasos a dar para obtener el certificado digital.
Un saludo
César
Hola.
Una vez obtenido el certificado del registro y el código de la FNMT. Es necesario presentar , estatutos originales y acta fundacional en Hacienda ?
O es suficiente que el presidente con su DNI , el certificado y el código se presente en Hacienda mediante cita previa?
Gracias.
Hola, Olga.
Lo que quieren es comprobar dos cosas: que la asociación está efectivamente inscrita y que la persona que va a recibir el certificado digital es representante legal de la misma. El certificado del Registro (si va a ser para el presidente/a de la asociación) acredita ambas cosas. Así que realmente no tienen que mirar nada en los estatutos ni en el acta fundacional.
Un saludo
César
Hola César,
Vamos a solicitar certificado digital, (yo soy el Secretario de la asociación) y tengo el Certificado del Registro de Asociaciones con la inscripción de Asociación y composición de Junta, del mismo modo también una Autorización del Presidente para que sea yo como Secretario el representante de la Asociación. ¿Hay algún problema en que me den a mi nombre el Certificado, o por el contrario esta autorización debe ser mediante un Poder Notarial, como si fuese un Apoderado?
Buenas tardes, Félix.
La Fábrica Nacional de Moneda y Timbre especifica que para una representación voluntaria (que no figura en los estatutos) se debe aportar un poder notarial, que además debe expresamente incluir una cláusula que ellos detallan para que se acepte como válido.
Un saludo
HOLA CESAR, TE CUENTO MI CASO A VER SI PUEDES AYUDARME. PERTENEZCO A UNA PEQUEÑA ASOCIACIÓN DE UN PUEBLO QUE RECIBE SUBVENCIÓN ANUAL POR PARTE DEL AYUNTAMIENTO. ESTA SUBVENCIÓN HAY QUE JUSTIFICARLA CON FACTURAS TODOS LOS AÑOS Y HASTA AHORA TODO BIEN, PERO AHORA TENEMOS UNA PROFESORA QUE APLICA RETENCIONES EN SU FACTURA Y TENEMOS QUE PRESENTAR MODELO 111. ESTAMOS INSCRITOS EN EL REGISTRO DE ASOCIACIONES PERO NO TENEMOS CERTIFICADO DIGITAL Y PARECE SER QUE HAY MUCHO RETRASO CON ESTE TRÁMITE. ¿HAY FORMA DE PRESENTAR EL MODELO 111 SIN CERTIFICADO HASTA QUE LO TENGAMOS?
Hola, María.
No es fácil asegurar qué salidas podrían ofrecer en cada oficina de la Agencia Tributaria (eso puede depender, incluso, de la voluntad que le ponga la persona que os atienda), pero por dar una respuesta general y más segura, tenéis la posibilidad de autorizar a una asesoría o gestoría para que os gestione ese trámite. No son absolutamente todos los trámites los que os puede hacer una asesoría, pero sí son bastantes y los más habituales. Evidentemente, va a tener un coste, pero así vais solucionando los problemas mientras obtenéis vuestro certificado digital de persona jurídica.
Un saludo