Nuevo formato de factura digital

Hola, Clara.

De entrada, hay que aclarar que las subvenciones y generalmente los convenios con la administración están excluidos de obligaciones de facturación (se rigen por la normativa de las subvenciones no por la de contratos del sector público). Por otra parte, vuestros suministradores no están obligados a entregaros factura electrónica. Si tenéis que justificar una subvención, probablemente tendréis que hacerlo por vía telemática, pero eso no implica que las facturas sean facturas electrónicas. Aquí puede haber fórmulas diferentes, por lo que hay que remitirse a las bases de convocatoria de la subvención. En ocasiones se organiza mediante la entrega de un listado de justificantes (y luego es posible que la administración concedente realice acciones de inspección para comprobarlos); en otras ocasiones, se entregan los originales, pero en una entrega telemática tendrá que ser escaneando esos originales (a veces sellados por la entidad para que exista indicación de que están asignados a la subvención o subvenciones que los han pagado). He visto en instrucciones de justificación de algunas subvenciones indicaciones en el sentido de que las facturas «en papel» tendrían que ser excepcionales, pero me parece una indicación poco realista puesto que ni siquiera la administración nos va a facilitar en todos los casos facturas electrónicas por servicios que nos presta.

La ley de impulso de la factura electrónica no obliga a las entidades sin ánimo de lucro (de nacionalidad española) a entregar facturas electrónicas por los servicios que pudieran prestar a entidades del sector público. En el artículo 4 de dicha ley (es la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público) se especifica a quiénes abarcaba la obligación. Además, las facturas de menos de 5.000 euros podían quedar fuera –si así se establece reglamentariamente–:

Artículo 4 Uso de la factura electrónica en el sector público

1. Todos los proveedores que hayan entregado bienes o prestado servicios a la Administración Pública podrán expedir y remitir factura electrónica. En todo caso, estarán obligadas al uso de la factura electrónica y a su presentación a través del punto general de entrada que corresponda, las entidades siguientes:

a) Sociedades anónimas;
b) Sociedades de responsabilidad limitada;
c) Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española;
d) Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria;
e) Uniones temporales de empresas;
f) Agrupación de interés económico, Agrupación de interés económico europea, Fondo de Pensiones, Fondo de capital riesgo, Fondo de inversiones, Fondo de utilización de activos, Fondo de regularización del mercado hipotecario, Fondo de titulización hipotecaria o Fondo de garantía de inversiones.
No obstante, las Administraciones Públicas podrán excluir reglamentariamente de esta obligación de facturación electrónica a las facturas cuyo importe sea de hasta 5.000 euros

Como parece que el origen de tu duda se refiere a facturas de suministradores vuestros con las que se justifica una subvención, lo único que puedo decir es que hay que estar a lo que dispongan las bases de la subvención (que se pueden remitir a leyes u ordenanzas anteriores), la convocatoria y las instrucciones de justificación (si las hay).

Un saludo

César