Cómo hacer documentos pdf más accesibles

Dentro del Plan de formación para entidades y colectivos ciudadanos del Ayuntamiento de Madrid, además de impartir los cursos, estamos elaborando algunas publicaciones descargables sobre diversos temas relacionados con la gestión y comunicación en las asociaciones. Para una de las últimas publicaciones que hemos elaborado nos trasladaron la necesidad de que fuera un documento en pdf accesible. La legislación vigente en España en materia de accesibilidad Web establece que la información disponible en las páginas de Internet de las administraciones públicas debe ser accesible a las personas mayores y personas con discapacidad, con un nivel mínimo de accesibilidad que cumpla los requisitos de nivel A y AA de la Norma UNE 139803:2012.

Por otro lado, el Real Decreto 1112/2018, de 7 de septiembre, sobre accesibilidad de los sitios web y aplicaciones para dispositivos móviles del sector público, establece en su artículo 4 la necesidad de adaptar los documentos compartidos en Internet: c) Archivo ofimático: Son los documentos que no están destinados, en principio, a ser utilizados en la web, pero están incluidos en sitios web, pudiendo estar realizados, entre otros, en formato estándar Portable Document Format (PDF), o habiendo sido confeccionados mediante procesadores de texto, hojas de cálculo o aplicaciones para la realización de presentaciones.

Para nosotros esto ha sido un nuevo reto porque hasta ahora (aunque en nuestra web y aula virtual intentamos cuidar este aspecto) nunca hemos trabajado la accesibilidad en documentos.  Sin embargo, a raíz de este encargo, nos ha alegrado descubrir el contexto actual y la necesidad de hacer más accesibles nuestros archivos, así que será un aspecto a tener en cuenta en otros documentos que compartimos en Internet como nuestras memorias, manuales de los cursos, publicaciones y cuadernillos descargables…

Aspectos a tener en cuenta para elaborar un documento accesible

Para adaptar los documentos en los que estoy trabajando actualmente me he basado en la Guía de Accesibilidad en documentos pdf del Observatorio de Accesibilidad. Por lo general, las recomendaciones son similares a las que se deben seguir a la hora de diseñar o publicar contenido en una web de forma accesible. En este artículo, quiero compartir aquellos aspectos que debes cuidar a la hora de elaborar un documento accesible (en la guía se detallan más los pasos a seguir para cada uno de estos aspectos):

• Usar los estilos en los encabezados o títulos para transmitir la estructura del documento. No basta sólo con variar el formato de letra para destacar el título de un apartado, ya que dicho título se debe crear de forma que genere un índice de contenidos o estructura del documento.
• Establece el idioma general del documento, para que pueda ser interpretado por las herramientas de apoyo y accesibilidad. Y, si hay cambios de idioma, es necesario marcar este cambio de en contenido del documento.
• Proporcionar como metadato un texto alternativo en elementos no textuales como imágenes y fotografías.
• Si aparecen acrónimos o abreviaturas, se debe especificar de forma textual su expansión completa al menos la primera vez que se mencionan.
• Especificar como metadato el destino de los enlaces. Además, debemos evitar enlaces de tamaño reducido (en cuanto a su extensión y tamaño de letra) que dificulten hacer clic con el ratón.
• Marcar correctamente las listas y los elementos de lista, en lugar de usar tabulaciones o espacios generados manualmente.
• Identificar con marcadores el idioma principal de documento, así como los cambios en el idioma dentro del texto si los hubiera (por ejemplo una cita en inglés).
• Especificar con marcadores en las tablas los encabezados de fila y columna, así como proporcionar resúmenes de los datos en estas tablas. También debemos activar la opción Repetir como fila de encabezado de cada página cuando se defina el encabezado de una tabla. Así mismo, se debe evitar simular tablas con espacios o tabulaciones introducidas a mano.
• Evitar textos y otros elementos parpadeantes y/o animados.
• Evitar cuadros de texto flotante, ya que pueden alterar el orden de lectura del texto por los programas de accesibilidad. El texto escrito en varias columnas no compromete la accesibilidad del documento, siempre y cuando se realice correctamente mediante la opción Columnas del editor de texto y no se simule con cuadros de texto adyacentes, tablas, tabulaciones, etc.
• En cuanto a los bloques de texto es recomendable seguir siempre un mismo estilo de párrafo, se recomienda: texto alineado a la izquierda y no justificado, interlineado de al menos un espacio y medio dentro de los párrafos y el espacio entre párrafos sea al menos 1.5 veces mayor que el espacio entre líneas, y evitar tipos de letra con serifa (por ejemplo «arial»).
• A la hora de generar el pdf se debe usar la opción de Adobe PDFMaker incluida en el paquete ofimático, en lugar de usar otras opciones como imprimir en pdf. De esta forma se mantienen los metadatos, enlaces, marcadores, estilos, la estructura del documento…
• Asegurar un nivel de seguridad accesible a la hora de generar y proteger el documento en pdf. Prohibir modificaciones como copiar y pegar texto a la hora de proteger un documento cuando generamos un pdf podría hacer el archivo menos accesible si no se configura correctamente. En Acrobat 3.0 y 4.0 se usa un nivel de codificación bajo (RC4 de 40 bits), mientras que en Acrobat 5.0 y posterior se puede escoger un nivel de condificación alto (RC4 de 128 bits), que permite proteger documentos mientras se mantiene la accesibilidad).

Además de estos items, tras la lectura de la guía y pensando sobre el tema, también me parece importante para mejorar la legibilidad y la accesibilidad de un documento tener en cuenta otros aspectos relacionados con:

• Escribir en un lenguaje claro y sencillo.
• Usar fuentes (tipos de letra) comunes y de fácil legibilidad.
• Si se usan diferentes colores en los tipos de letra, el fondo, un texto sobre imágenes… asegurar un buen contraste. Como puedes imaginar, lo mejor escribir en negro sobre fondo blanco.
• No mezclar diferentes orientaciones de texto. Es decir, si por ejemplo hacemos un esquema, todos los textos deben ir en la misma orientación.
• Evitar intercalar fotos en mitad de los textos, ya que esto podría dificultar el sistema de lectura de los programas de reconocimiento de texto.
• En los enlaces, al igual que en la web, evitar textos del tipo pinche aquí, ya que no proporciona información sobre el destino del enlace.

Espero que este artículo os resulte de utilidad y que desde vuestras entidades también planteéis la necesidad de elaborar documentos más accesibles.