Cómo implicar a toda la organización en la elaboración del Plan de Comunicación

Monopolizar un cargo o responsabilidad de forma unipersonal es un peligro para la sostenibilidad a largo plazo de cualquier asociación u ONG. Aislar en una única persona los conocimientos y habilidades para el desarrollo de funciones concretas en una ONG sin asegurar que esas funciones se puedan seguir desarrollando cuando esa persona falte, hace dependiente a la entidad de dicha persona.

Por este motivo, es importante que las responsabilidades y funciones se sistematicen en documentos estratégicos, así como se compartan y se asegure un relevo a través de protocolizar dichas tareas y funciones. En el ámbito de la comunicación, en la medida en que las personas que desarrollan las funciones comunicativas representan a una organización, cobra especial importancia esta sistematización e implicación de la organización en el Plan de Comunicación..

Sin embargo, en mi experiencia formando a organizaciones sociales, en aquellos casos en los que existe un plan de comunicación, a menudo éste no se sigue, no se conoce, no resulta eficaz o no esta actualizado.  Un motivo habitual de esta falta de eficacia de los planes de comunicación es no haber interiorizado su importancia. A menudo se ha realizado de forma externa y/o desconectada del resto de personas de la organización. Para que un plan de comunicación responda a las necesidades de las personas de las organizaciones y que éstas interioricen su importancia, son los propios miembros, a través de su participación e implicación, quien elabore dicho plan.

A partir de mi experiencia durante muchos años acompañando a entidades sociales formando en la creación de planes de comunicación, puedo compartir algunos momentos en los que cualquier persona miembro de una organización social, más aún en aquellas de pequeño y mediano tamaño, pueden participar:

  • Durante la fase de análisis y punto de partida. A través de dinámicas de grupo como un análisis DAFO, lluvia de ideas, análisis de la realidad comunicativa de la entidad, participando en encuestas o grupos de debate…
  • En el establecimiento de objetivos. Los objetivos deben ser coherentes con los fines de la entidad y realistas con los recursos que se tienen. Desde este punto de vista, las personas conocedoras de la entidad pueden ayudar a definir objetivos realistas y coherentes con los fines de la organización. Implicar a otras personas de la organización en el establecimiento de objetivos, también facilitará interiorizar la importancia de la comunicación.
  • En la identificación de los públicos destinatarios. Muchas personas de la entidad tendrán contacto directo con los públicos destinatarios de la comunicación de la organización, por lo que conocerán su perfil, intereses, vocabulario…
  • Durante la implementación y desarrollo del plan de comunicación, también hay momentos en los que otras personas de la entidad pueden estar presentes. Un ejemplo es la creación de contenidos para las redes sociales, boletines o la web. Muchos miembros de la entidad tendrán conocimientos de gran valor para la comunicación de la entidad, por lo que podrán redactar artículos, hacer entrevistar, mandar noticias, hacer y enviar fotografías y vídeos de actividades… Por otro lado, hay otras funciones como moderar comentarios o responder a mensajes o solicitudes de información en diferentes canales de comunicación. Muchos canales y plataformas actuales (como gestores de contenido o redes sociales) permiten crear varios tipos usuarios con permisos o privilegios diferentes (administradores, autores, colaboradores…). También, cualquier miembro de una organización puede contribuir a una mayor difusión de contenidos reenviando y compartiendo mensajes y publicaciones.
  • En la evaluación del Plan. Toda la entidad debe conocer el resultado del esfuerzo, los recursos invertidos, los principales problemas surgidos… y ofrecer un espacio para proponer mejoras e ideas para el siguiente plan.

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