10 Consejos para una mejor comunicación a través de grupos de correo electrónico

¿Qué son los grupos de correo electrónico?

Es común que en un equipo de trabajo se creen listas o grupos de correo electrónico para el envío de información. Un grupo de correo electrónico puede ser una buena opción para mantener un contacto constante y continuar o adelantar el trabajo entre reuniones, asambleas, comisiones o grupos de trabajo…

Sin embargo, también se pueden generar algunos problemas como conflictos si la información no es entendida por todos por igual, saturar nuestra bandeja de entrada, mezclar temas, descentralizar la información en diferentes canales…

Al igual que ocurre con los grupos de mensajería instantánea (de los que ya te he hablado anteriormente), es importante destacar que no están pensadas para el debate o la toma de decisiones: se pueden dilatar los plazos, es habitual la falta de participación, se generan problemas de sincronía en las aportaciones… Como como mejor funcionan es para el traspaso de información. Un grupo de correo no es un sustituto a las reuniones presenciales, sino más bien un complemento para mejorar nuestra coordinación. Hay decisiones importantes que requieren ser tomadas desde lo presencial y, por tanto, deberemos esperar a que dichas reuniones tengan lugar.

¿Consejos en la gestión de grupos de correo electrónico?

En primer lugar, todo el mundo debe conocer el funcionamiento de los grupos de correo. Para facilitar esto, puedes crear guías y tutoriales sencillos para el uso de los grupos de Google o la herramienta que uses. Esto puede incluir cómo enviar mensajes, responder a hilos, configurar las preferencias de notificación… También puedes realizar sesiones de formación breves o webinars para enseñar a los miembros las mejores prácticas y responder preguntas.

Consensua y deja por escrito las normas de participación y moderación. Define qué tipo de contenido se debe compartir por el grupo de correo y cual no, si hay una extensión máxima para las aportaciones, que plazos deben cumplirse para responder, a quien acudir si hay dudas…

Es importante leer los mensajes con atención. En ocasiones leemos los mails con demasiada velocidad o saltando palabras y párrafos. Sin embargo, cuando usamos las listas de correo dentro de un colectivo, cualquier información es importante y debe ser asimilada. Si no leemos con atención puede que nos saltemos una fecha importante, un tema al que luego se hará referencia en una reunión, unos datos relevantes…

De la misma forma que debes leer tranquilamente un mail, también debes contestar sin prisas. Ten en cuenta que lo que escribas lo van a leer tus compañeros y deben entender lo que quieras transmitir tal y como lo entiendes tú.

Revisa antes de enviar. Puede que al leer de nuevo tu mail creas que algo no se ha explicado bien, te falten algunos datos o quieras añadir o quitar información. Todavía estamos a tiempo de hacer nuestro mensaje más entendible.

Distintos temas = distintos correos. Para continuar con un mismo tema, responder siempre al mismo correo en lugar de empezar uno nuevo. Cada tema lo escribimos en un correo distinto con un asunto claro que le haga referencia, y así todos los correos que se contestan crean un “hilo” de conversación relativa sólo a ese tema. Manejar distintos temas en un mail lo hace largo y difícil de contestar en grupo. Además, si cambias de tema, cambia el asunto. A veces iniciamos un correo recibido para iniciar otro hilo: cambia el asunto. A veces en la conversación el tema varía: debemos variar el asunto.

A veces puede ser útil realizar resúmenes periódicos, para recordar temas pendientes de cerrar, las últimas decisiones y acuerdos ya adoptados, tareas aún realizar, recordar fechas y plazos importantes…

No esperes una respuesta inmediata. Un correo no es como un programa de mensajería instantánea así que tendremos que dar un tiempo razonable para que todos participen. La urgencia siempre va a ir en contra de los tiempos que requieren los procesos participativos. Por otro lado, desde el punto de vista de los receptores, debemos saber que otros están esperando una respuesta por nuestra parte. Por tanto, hay que establecer un compromiso mutuo en el envío y recepción de respuestas, así como un equilibrio entre paciencia y esfuerzo por contestar lo antes posible. También, por el hecho de no ser inmediato, se debe enviar con tiempo las comunicaciones que requieran de respuesta dentro de unos plazos determinados, y es bueno además tener tiempo para recordarlo. Se trata de contar con tiempos para una correcta planificación, muchas veces confundimos la urgencia con la falta de planificación o haber esperado al último momento.

Preguntar cuando no entendamos algo. Es posible que una información no sea entendida por todos de la misma forma, o tengamos dudas en la interpretación de un mensaje de algún compañero. Antes de seguir el debate, leer entre líneas o presuponer qué es lo que se dice, es mejor preguntar y pedir aclaraciones. Los problemas de comunicación dentro de los grupos de trabajo pueden dar lugar a conflictos internos graves.

Responde, siempre responde. Aunque creamos que generamos “ruido” o aumentemos el número de mails, por otro lado, y aunque no aportemos nada nuevo a la conversación, también debemos hacer llegar al resto del equipo (ya que puede que estén esperando nuestra opinión) que hemos leído una información, estamos de acuerdo o no con una decisión…

Utiliza formatos de texto. Destaca palabras en negrita que permitan una primera lectura en diagonal o resaltar la información más relevante. Organiza bien el contenido en distintos niveles (sirviéndote de las viñetas y numeración), utiliza enlaces si es necesario…